البريد الإلكتروني يُعتبر من الوسائل الأساسية لإتمام الصفقات سواء للأفراد أو الشركات، ويتم استخدام البريد الإلكتروني في إرسال التقارير، والتواصل مع العملاء والزملاء، وتزامناً مع الانتشار الكبير للذكاء الاصطناعيمؤخراً في العديد من المجالات، برزت ميزة أخرى للذكاء الاصطناعي وهي ميزة مبتكرة تستطيع استخدامها في كتابة ايميل بالذكاء الاصطناعي بسرعة ودقة، وهو ما يوفر وقتاً وجهداً كبيراً.
المقصود بكتابة ايميل بالذكاء الاصطناعي
كتابة ايميل بالذكاء الاصطناعي هي أحد المزايا الجديدة لـ AI، وتهدف هذه الميزة إلى الاعتماد على خوارزميات متقدمة ونماذج لغوية يمكنها تحليل السياق بالإضافة إلى فهم الغرض من الرسالة، وبعدها إعادة صياغة نص متكامل ومهني.
وهذه الميزة تمكن المستخدم من الصياغة الاحترافية للرسائل بضغطة زر وبدون الحاجة إلى التفكير الطويل في اختيار الكلمات أو القلق من الأخطاء اللغوية، بالإضافة إلى كون هذه التقنية تعمل أيضاً على ما يلي:-
- تحديد أسلوب الكتابة المناسب سواء (دوي – رسمي – تسويقي).
- اقتراح عناوين جذابة للرسائل.
- تجنب الأخطاء الإملائية والنحوية.
- تلخيص أو إعادة صياغة الرسائل الطويلة.
أهمية أستخدام الذكاء الاصطناعي في كتابة البريد الإلكتروني
بالطبع بالنسبة إلى الشركات الكبيرة أو الأعمال التى تعتمد على كثرة الرسائل الإلكترونية من العملاء، فإن أستخدام ميزة آليه يمكنها الرد على العملاء بسرعة يُعتبر أمر بالغ الاهمية نظراً لكون كتابة كل إيميل بشكل يدوي يُعد أمر مرهق للغاية.
ومن هنا تظهر أهمية الاعتماد على الذكاء الاصطناعي لكتابة هذه الرسائل، نظراً لكون هذا الأمر لا يوفر الوقت فقط، ولكنه يساعد في العديد من الأمور الأخرى ومنها ما يلي:-
- تحسين الكفاءة: حيثُ يمكنك إرسال عشرات الرسائل في وقت قصير.
- الاحترافية: الرسائل المُنتجة بواسطة الذكاء الأصطناعي تبدو أكثر دقة وتنظيماً.
- التخصيص: بمكن لبعض أدوات الذكاء الأصطناعي تعديل النص.
- تعدد اللغات: تستطيع أيضاً كتابة الإيميلات بلغات مختلفة بكل سهولة.
- التحليل والتوصية: يمكن أيضاً للعديد من المنصات الشهيرة أقتراح مواعيد الإرسال المثالية أو أفضل أسلوب للتواصل.
قد يهمك: أفضل التطبيقات المخصصة لتصميم فيديو بالذكاء الاصطناعي.
خطوات كتابة ايميل بالذكاء الاصطناعي
وحتى تستطيع أستخدام هذه الميزة لكتابة الرسائل بسهولة بواسطة الذكاء الأصطناعي، فقط قم باتباع الخطوات التالية:
1. اختيار الأداة المناسبة
نظراً لوجود العديد من الأدوات والمنصات التي الشهيرة والتي تقدم لك خدمة إنشاء البريد الإلكتروني بالذكاء الاصطناعي ومن بينها ما يلي:
- ChatGPT و Bard لكتابة النصوص.
- أدوات البريد مثل Superhuman أو Flowrite.
2. تحديد هدف الرسالة
ولكن وقبل القيام بإرسال أحرص في البداية على تحديد الغرض الأساسي من الإيميل سواء كانت رسالة تسويقية، أو طلب رسمي، أو من خلال الدعوة للاجتماع أو حدث ما Event.
3. إدخال التعليمات أو النقاط الرئيسية
وهي عبارة عن مجموعة من الجمل الأساسية أو الأفكار وذلك بعد تحديد الهدف الأساسي من الرسائية، مثل: “إيميل رسمي لطلب مقابلة عمل”، وبعدها سيقوم الذكاء الاصطناعي بالباقي.
4. مراجعة النص وتعديله
وهي خطوة غاية في الاهمية فالذكاء الأصطناعي في النهاية مجرد أداة قد يخطئ وقد يصيب، لذلك فإن التدخل البشري يظل ضرورياً وعليك أيضاً التأكد من كون الرسالة تعكس شخصيتك أو هوية شركتك.
5. الإرسال والمتابعة
وبعد الأنتهاء من الخطوات السالف ذكرها وأهمهما بالطبع مراجعة الإيميل، قم بإرسالها مباشرة ومتابعة الردود، إضافة إلى قيام بعض الأدوات بتقديم خاصية إعداد الردود التلقائية.
أمثلة على كتابة ايميل بالذكاء الاصطناعي
كتابة ايميل بالذكاء الاصطناعيوالآن دعونا نقوم بتقديم بعض الأمثلة لكتابة البريد الإلكتروني بواسطة الذكاء الاصطناعي، بناء على مدخلات مختلفة لكل مثال.
المثال الأول: رسالة عمل رسمية
المدخلات: “إيميل رسمي لشكر عميل بعد شراء منتج”
الناتج المتوقع:
“سعادة العميل [الاسم]، نشكركم على ثقتكم في منتجاتنا، ويسعدنا أن نكون جزءاً من رحلتكم، ونؤكد التزامنا بتقديم أفضل جودة وخدمة لكم، نرحب بأي ملاحظات أو استفسارات/ مع خالص التقدير”.
المثال الثاني: رسالة تسويقية
المدخلات: “إيميل للترويج لخصومات الصيف”
الناتج المتوقع:
“مرحباً [الاسم]، نعلم أنك تنتظر عروض الصيف، لذلك جهزنا لك خصومات تصل إلى 50% على منتجاتنا المفضلة، لا تفوت الفرصة، العرض ساري حتى نهاية الأسبوع!”.
قد يعجبك: أفضل أدوات الكشف عن المحتوى المكتوب بالذكاء الاصطناعي.
مميزات وعيوب كتابة ايميل بواسطة الذكاء الاصطناعي
| المزايا | العيوب |
|---|
| توفير الوقت والجهد في كتابة الرسائل | قد تفتقر الرسائل إلى اللمسة الإنسانية والشخصية |
| صياغة احترافية خالية من الأخطاء الإملائية والنحوية | بعض النصوص قد تبدو آلية أو غير طبيعية |
| إمكانية تخصيص الرسائل حسب اسم العميل أو الغرض | الاعتماد المفرط قد يقلل من مهارة الكتابة الشخصية |
| يدعم عدة لغات وصيغ مختلفة (رسمية، تسويقية، ودية) | إدخال بيانات حساسة في الأدوات قد يعرّضها لمخاطر الخصوصية |
| تحسين معدلات فتح الرسائل عبر عناوين جذابة | يحتاج المستخدم دائماً لمراجعة النص النهائي |
| مناسب للشركات والأفراد على حد سواء | بعض الأدوات قد تكون مدفوعة أو محدودة المزايا في النسخة المجانية |
نعم، بعض الأدوات مجانية، لكن هناك خدمات مدفوعة توفر مزايا متقدمة.
نعم، حيث يساعد في صياغة رسائل رسمية وتسويقية بجودة عالية.
بالتأكيد، يمكن تعديل النص ليناسب الغرض مثل التسويق أو المراسلات الرسمية.
من أبرز الأدوات: ChatGPT، Jasper، وCopy.ai، وكل منها يقدم مزايا مختلفة.
نعم، أبرزها الاعتماد المفرط وفقدان الطابع الشخصي في بعض الرسائل.
تعليقات